[الداعي إلى الخير]

عشر أمور تجعل خطابك ناجحاً لأي مسؤول /
وهنا عشر تنبيهات تجعل الخطاب ناجحاً بإذن الله :

1. الاختصار قدر المستطاع .
2. الدخول في الموضوع مباشرة دون مقدمات طويلة عن أهمية النصح ، أو أدلة الإنكار ، ونحو ذلك.
3. سلامة اللغة العربية . ويتحقق ذلك غالباً بالمراجعة .
4. سلامة اللغة الرسمية عند ذكر الجهة أو الشخص المرسل إليه (معالي ـ سعادة ـ فضيلة ـ سماحة ـ سمو ..). وكذلك صحة المسمى الوظيفي له .
5. قوة المضومون مع هدوء العبارة ، فيشعر القارئ أياً كان توجهه بأن الكاتب متعقل ويريد الخير ، وهذا لا يعني التنازل عن قوة المضمون .
6. كتابة الاسم ( ورقم السجل المدني إذا كانت الكتابة لوزير أو من هو أعلى منه ) ، ووضع الوسيلة المناسبة للاتصال به (الجوال / صندوق البريد / البريد الالكتروني / الناسوخ ) . والأفضل وضعها جميعاً . والأفضل أن يكون للمحتسب ورق رسمي يشمل هذه كلها .
7. كتابة التاريخ ، ورقم الصادر على الخطاب إن أمكن .
8. وضع المرفقات لإثبات ما لديك ، إما لإثبات وجود المنكر ، أو لإثبات أنه مخالفة للشرع بذكر فتاوى اللجنة الدائمة مثلاً أو نص النظام . وتكون واضحة وعليها جميع المعلومات المهمة (كالتاريخ والعدد بالنسبة للصحيفة ).

9. الاحتفاظ بصورة في ملف معد لمثل هذه الخطابات . ثم الإرسال : بالناسوخ أوالبريد المسجل أو بهما سوياً ، أو بالبرقية .
• طريقة إرسال البريد المسجل لا يلزم أن تضع عليه صندوق البريد ، وإنما يكتفى بالاسم الرسمي فقط مثل : سماحة مفتي عام المملكة العربية السعودية وفقه الله ، أو خادم الحرمين الشريفين وفقه الله .. وهكذا للوزراء والمسؤولين .

• طريقة إرسالها بالبرقية : تتصل على 969 وتملي البرقية أو تطلب رقم الناسوخ وترسلها مكتوبة . وتطب منهم أن يرسلوا لك التأييد . والتأييد وثيقة رسمية لإثبات إرسال البرقية ، وتتضمن رقمها والمرسل والمرسل إليه والتاريخ و.. . وبإمكانك أن تطلب صورة البرقية . وتحرص كل الحرص في البرقية على الاختصار الشديد . ويمكن إرسالها بالإنترنت وتسمى بالبرقية الاكترونية .
10. المتابعة ( وهذا يشكل ما لا يقل عن 70 % من قوة الخطاب وقد عرف هذا الأثر من خلال التجربة ) ويكون الاتصال بالجهة المكتوب إليها ومعرفة رقم وتاريخ الوارد ومتابعة المعاملة من خلا الاتصال بالهاتف. ويفضل تخصيص ملف للمتابعات توضع فيه نسخة لكل خطاب للمتابعة ويكتب خلفه تاريخ ونتيجة كل اتصال . وقد يستلزم الأمر كتابة خطاب إلحاقي ثاني وثالث.