[ابن القرىء]

التخصص مطلوب في أغلب مجالات الحياة العملية والاجتماعية

التخصص مطلوب في أغلب مجالات الحياة العملية والاجتماعية
ولولا التخصص لتقلصت العديد من الأعمال والمصالح واختلت المخرجات وضعفت.
وهناك تخصصات علمية وعملية وتقنية ويدوية أنتجت كثيراً من التشعبات الفرعية المستقلة بذاتها .
ومن التشعبات الإدارية موضوع حفظ الملفات والسجلات العينية والمعلومات الالكترونية
وبحكم انه ينقسم إلى يدوي والكتروني وحيث أنني مارست الاثنين وتعرفت على بعض سلبيات الحفظ الموجودة في قسم الملفات وهذا قد يكون في غالبية القطاع العام ومن واقع التجربة و الحاجة راودتني خواطر كثيرة وأفكار لحل بعض هذه السلبيات وتطوير عملية الحفظ وقمت بخطوةٍ أرها من وجهة نظري المتواضعة مهمة أحببت أن أضعها بين أيديكم لاستطلع رأيكم وأتقبل مقترحكم .
في قسم حفظ الوثائق ( الملفات ) نقوم بحفظ جميع المعاملات التي تخص موظفي القطاع سعوديين وغير سعوديين وهم أكثر من 12000 ألف موظف تقريبا .
ونعاني في عملية حفظ الوثائق من وجود وثائق عربية ووثائق غير عربية كشهادات الأطباء والتمريض والفنيين التي تكون غالبا العربية في الاتجاه الايمن والغير عربية في الاتجاه الأيسر حسب اتجاه قراءة اللغة مما يضطرنا إلى تعدد عمليات تخريم الورق من مختلف الجهات اليمين واليسار لتتماشى مع الملف الموجود مما يعرض هذه الوثائق لتشويه والتلف ويسبب إزعاجا لبعض أصحاب هذه الوثائق والشهادات .
لذا اجتهدت في البحث عن حلول مختلفة حتى توصلت إلي تصميم جديد للملف الإفرنجي باتجاهين (أي اثنين
في واحد) يسهل عملية الحفظ والبحث لمختلف الوثائق بأي لغة دون تعرضها لعمليات التخريم المتعدد بل يكون الملف يتبع اتجاه التخريم الموجود مسبقاً للوثائق وبهذه الطريقة يكون الملف يتبع اتجاه الورق بمجرد إدارة الملف على حسب اتجاه تخريم الوثائق وألغينا الفكرة الأولى التي تجعل الوثائق تخرم لتتبع اتجاه الملف وبهذه الطريقة نحافظ على جودة الوثائق والشهادات وسلامتها .
وأنا ألان اعرض عليكم هذا الملف العربي الذي تم إجراء بعض التعديلات عليه بحيث يقبل الحفظ رأسا من الجانبين ويكتب في اتجاه العربي العنوان عربي والاتجاه الانجليزي العنوان بالانجليزي وهو على شكل النموذج المعروض في الصور المرفقة .
وبذلك نوحد الملف لتسهل عملية تخزين الوثائق والشهادة بأي لغة والتقليل من زحمة استيراد الملفات بالاتجاهين والمعانات من وجودها حتى تنفذ في الرفوف ومن جانب أخر نكون وفرنا من قيمة شراء الاتجاهين وتكون هناك جدوى اقتصادية أيضا لهذا التصميم .